Para reclamar una factura impagada por email sin romper la relación comercial con el cliente, envía una secuencia escalonada de cuatro correos electrónicos: un aviso antes del vencimiento, un recordatorio el mismo día, un primer aviso de impago a los 7 días y una reclamación firme a los 21. Tienes las cuatro plantillas listas para copiar más abajo.
Hay un tipo de trabajo que ya hiciste, ya entregaste y ya facturaste… y aun así sigue sin pagarse. La ley de morosidad fija un máximo de 60 días de pago entre empresas, pero la media real en España está muy por encima: el plazo medio de pago cerró 2025 en 80,5 días, un 34% por encima del límite legal, según el Observatorio de Morosidad de CEPYME. Solo el 30,4% de los importes se paga en plazo o de forma anticipada.
Y el motivo por el que muchas facturas se cobran tarde no es que el cliente no pueda pagar. Es que a nadie le gusta reclamar: da apuro, no sabes qué tono usar y siempre hay algo más urgente que hacer. Así que el email de recordatorio se pospone, y la factura envejece.
Este artículo te da dos cosas: las plantillas exactas para cada momento de la reclamación, y la forma de no tener que enviarlas tú nunca más.
¿Cuánto cuesta la morosidad a las pymes españolas?
Más de lo que parece, porque el impago no es solo el dinero que no entra: es el tiempo y el dinero que gastas persiguiéndolo. Las empresas españolas dedican 28.500 millones de euros al año a reclamar pagos atrasados, según el Informe Europeo de Pagos 2025 de Intrum.
Y el problema está lejos de ser marginal:
- El 51% de las ventas B2B a crédito en España se ven afectadas por facturas que se pagan tarde, y un 7% de media termina en impago, según el Barómetro de Prácticas de Pago 2025 de Atradius.
- El 56% de las empresas afirma que la morosidad impacta negativamente en su cuenta de resultados, y un 5,6% reconoce que los impagados ponen en riesgo la propia continuidad del negocio, según el Estudio de Gestión del Riesgo de Crédito de Crédito y Caución / Iberinform (oleada otoño 2025).
- El 85% de las grandes empresas españolas (facturación superior a 50 millones) incumple el plazo legal de 60 días, según la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (PMcM). Traducción: si tu cliente es grande, la probabilidad de que te pague tarde es la norma, no la excepción.
La conclusión práctica es simple: esperar sentado a que paguen no es una estrategia. Reclamar a tiempo y con método sí lo es.
La secuencia correcta (y por qué funciona)
Reclamar bien no es enviar un email enfadado a los 60 días. Es una secuencia escalonada donde cada correo electrónico sube un punto la firmeza sin dañar la relación:
| Momento | Mensaje | Tono |
|---|---|---|
| 5 días antes del vencimiento | Aviso de que la factura vence pronto | Servicial |
| Día del vencimiento | Recordatorio con la factura adjunta | Neutro |
| 7 días después | Primer aviso de impago | Cordial pero claro |
| 21 días después | Reclamación firme con fecha límite | Serio |
La clave está en el primer recordatorio de factura: quien avisa antes del vencimiento no parece un cobrador, parece una empresa organizada. Y convierte los “se me pasó” (la causa más habitual de retraso) en pagos puntuales.
Las 4 plantillas
Copia, adapta los campos entre corchetes y listo.
1. Antes del vencimiento (día -5)
Asunto: Factura [Nº] — vence el [fecha]
Hola [nombre]:
Te escribo solo para recordarte que la factura [Nº], por [importe], vence el próximo [fecha]. Te la adjunto de nuevo por si no la localizas.
Si ya está en proceso de pago, ignora este mensaje. Cualquier duda con el importe o la forma de pago, dime.
Un saludo, [Tu nombre]
2. Día del vencimiento
Asunto: Factura [Nº] — vence hoy
Hola [nombre]:
Hoy vence la factura [Nº] por [importe]. Te adjunto la factura y los datos para realizar el pago por transferencia bancaria:
[IBAN / enlace de pago]
Si ya la has pagado, gracias y disculpa el cruce de mensajes.
Un saludo, [Tu nombre]
3. Primer aviso de impago (día +7)
Asunto: Factura [Nº] pendiente de pago
Hola [nombre]:
La factura [Nº], por [importe], venció el [fecha] y a día de hoy no hemos recibido el pago.
Entiendo que puede tratarse de un despiste. ¿Puedes confirmarme cuándo está previsto el pago? Si hay algún problema con la factura, prefiero saberlo cuanto antes para resolverlo.
Gracias, [Tu nombre]
4. Reclamación firme (día +21)
Asunto: Factura [Nº] — pendiente desde el [fecha de vencimiento]
Hola [nombre]:
Pese a los recordatorios anteriores, la factura [Nº] por [importe] sigue pendiente desde el [fecha].
Te pido que regularices el pago antes del [fecha límite, 7 días]. Pasada esa fecha, nos veremos obligados a aplicar los intereses de demora previstos por la ley y a valorar acciones legales, algo que preferiría evitar.
Si existe alguna circunstancia que impida el pago, llámame y lo hablamos: [teléfono].
Un saludo, [Tu nombre]
Los errores que arruinan la reclamación
- Amenazar en el primer email. Te cargas la relación por un retraso de una semana.
- No adjuntar la factura. Cada email sin adjunto es una excusa para retrasar el pago (“es que no la encuentro”).
- Reclamar sin comprobar. Enviar un aviso de impago a quien pagó ayer queda fatal. Ten en cuenta que el cliente puede haber pagado esa misma mañana: revisa el banco antes de cada envío.
- Ser irregular. Si reclamas una vez y desapareces tres semanas, el cliente aprende que no pasa nada por no pagarte. La constancia es lo que cobra, no el tono.
El problema: nadie mantiene esto a mano
La secuencia funciona, pero exige revisar qué facturas vencen, cuáles siguen vencidas sin cobrar, comprobar cuáles se han pagado, redactar cada email en su momento exacto y llevar el hilo de cada cliente. Con diez facturas al mes es asumible; con cincuenta, se abandona la segunda semana.
Por eso esta es una de las automatizaciones con retorno más directo que existen: cada email enviado a tiempo es dinero que entra antes.
Cómo lo hace un agente de IA
Un agente de IA conectado a tus herramientas convierte la secuencia en algo que ocurre solo:
- Lee tu facturación (programa de facturación, ERP o una simple hoja de cálculo) y detecta qué facturas vencen o están vencidas.
- Comprueba los cobros antes de enviar nada, para no reclamar lo ya pagado.
- Redacta cada email según la fase y el historial del cliente: no escribe igual al que se retrasa por primera vez que al reincidente.
- Te deja aprobar el envío (o envía solo, si prefieres) desde Gmail, con la factura adjunta.
- Interpreta las respuestas. Si el cliente contesta “lo pago el viernes”, reprograma el seguimiento para el lunes en lugar de seguir insistiendo.
- Te resume el estado cada semana: cuánto hay pendiente, quién se retrasa y qué facturas necesitan tu intervención.
Es el mismo enfoque que aplicamos a la automatización de tareas administrativas: el criterio sigue siendo tuyo, el trabajo repetitivo deja de serlo.
Y si eres una gestoría o asesoría, esto tiene una segunda lectura: puedes ofrecer la reclamación de cobros como servicio a tus clientes sin añadir carga a tu equipo. Te contamos más en IA para gestorías: automatizar facturas y reporting.
Conclusión
Cobrar tarde no es un coste fijo del negocio: es la suma de muchos emails que no se enviaron a tiempo. Las plantillas resuelven el “qué digo”; la automatización resuelve el “no me da la vida”. Con las dos cosas, las facturas dejan de envejecer.
¿Cuál es el plazo para reclamar facturas impagadas entre empresas?
El plazo legal de pago entre empresas en España es de 60 días naturales desde la entrega, según la Ley 3/2004 de morosidad. El plazo para reclamar antes de que la deuda prescriba es mucho más largo: 5 años desde que la factura fue exigible, según el artículo 1964 del Código Civil.
Eso no significa que convenga esperar. Cuanto antes actives la secuencia de reclamación —la que ves más arriba—, más fácil es cobrar sin llegar a vías judiciales: las pruebas están frescas, la relación con el cliente aún no se ha deteriorado y el importe no se ha “normalizado” como impago. Pasados varios meses sin respuesta, la opción habitual es el procedimiento monitorio, pensado precisamente para deudas dinerarias documentadas como una factura. Esto es información general: para un caso concreto, conviene confirmarlo con tu gestoría o abogado.
¿Cómo hacer un modelo de carta de reclamación de factura impagada?
Una carta de reclamación necesita identificar la factura, el importe, la fecha de vencimiento y los días de retraso, y terminar con un plazo claro para regularizar el pago. La plantilla 4 de este artículo (día +21) sirve exactamente para esto: para convertirla en carta formal, envíala por burofax o carta certificada con acuse de recibo en lugar de correo electrónico, para dejar constancia fehaciente de la reclamación.
Un modelo de carta de reclamación completo incluye:
- Datos identificativos de ambas empresas (nombre, NIF, dirección)
- Número, fecha e importe adeudado de la factura pendiente
- Fecha de vencimiento y días transcurridos desde entonces
- Referencia a la Ley 3/2004 y al derecho a cobrar intereses de demora
- Advertencia de las consecuencias del impago si persiste la falta de pago: intereses y posibles acciones legales
- Plazo final para regularizar el pago y forma de hacerlo
- Fecha, firma y forma de contacto
Si tras la carta formal el cliente sigue sin pagar, ese burofax certificado es precisamente la prueba que necesitarás para iniciar un procedimiento monitorio.
¿Se puede reclamar el IVA de facturas impagadas?
Sí. La Ley del IVA permite recuperar el IVA repercutido en facturas total o parcialmente incobrables, modificando la base imponible mediante una factura rectificativa. Para poder hacerlo hay que cumplir plazos y requisitos concretos: haber reclamado el cobro judicialmente o mediante requerimiento notarial, y no dejar pasar más de 6 meses o 1 año desde el devengo (según seas pyme o no) para emitir la rectificativa y comunicarlo a la AEAT.
Es un trámite con plazos estrictos que se pierde con facilidad si nadie lo vigila mes a mes, y justo el tipo de tarea que una gestoría puede automatizar y ofrecer como servicio añadido a sus clientes. Lo explicamos con más detalle en IA para gestorías: automatiza facturas y reporting y en automatización e IA para gestorías.
Fuentes
- Observatorio de Morosidad de CEPYME, II Semestre 2025 — plazo medio de pago (80,5 días) y % de pagos en plazo.
- Intrum, Informe Europeo de Pagos 2025 (España) — coste anual de reclamar pagos atrasados.
- Atradius, Barómetro de Prácticas de Pago B2B en España 2025 — % de ventas a crédito afectadas por retrasos e impagos.
- Crédito y Caución / Iberinform, Estudio de Gestión del Riesgo de Crédito (otoño 2025) — impacto de la morosidad en resultados y riesgo de cierre.
- Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (PMcM), Informe de Morosidad 2025 — incumplimiento de plazos por grandes empresas.
- Marco legal: Ley 3/2004 y Ley 15/2010 (morosidad), Código Civil art. 1964 (prescripción), Ley del IVA (recuperación de cuotas incobrables).
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