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IA y automatización para gestorías y asesorías

Facturas que llegan por email y se pican a mano, plazos de la AEAT controlados de memoria, el mismo informe montado cliente a cliente. En un despacho, casi todo lo repetitivo sigue reglas claras: es exactamente lo que automatizamos.

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Qué automatizamos

Lo que un despacho deja de hacer a mano.

Cinco automatizaciones que implantamos en gestorías y asesorías, con el detalle de qué cambia: cómo se hace hoy, qué hace el sistema y qué recupera el equipo.

Procesado de facturas recibidas por email

Hoy

Cada mes, alguien abre el buzón, descarga los adjuntos de decenas de clientes, renombra archivos y pica los datos en el programa contable.

Automatizado

Un agente lee el buzón, extrae proveedor, fecha, base e IVA de cada factura, la archiva en la carpeta de Drive del cliente y vuelca los datos a Google Sheets o a tu software contable. Las dudosas quedan marcadas para revisión.

Recuperas

Las horas de descarga y picado de datos de cada cierre.

Recordatorios de impagos

Hoy

Revisar quién debe qué, redactar el email de reclamación uno a uno y acordarse de insistir sin quedar mal con el cliente.

Automatizado

La automatización cruza facturación con cobros, envía recordatorios escalonados con el tono adecuado a cada fase y te avisa cuando un cliente paga o cuando conviene llamar.

Recuperas

El seguimiento de cobros deja de depender de tu memoria.

Informes mensuales por cliente

Hoy

Montar cada mes el mismo Excel para cada cliente: resultados, IVA soportado y repercutido, pendientes. Copiar, pegar, enviar.

Automatizado

El informe se genera solo a partir de los datos que ya tienes en el software fiscal o en Sheets, con tu plantilla, y se envía por email a cada cliente en la fecha que definas.

Recuperas

El día entero de reporting que se come cada cierre mensual.

Respuestas a consultas repetidas de clientes

Hoy

"¿Cuándo se presenta el 303?", "¿Me reenvías la nómina de marzo?". Las mismas preguntas interrumpen al equipo todos los días.

Automatizado

Un asistente responde las consultas recurrentes con los datos de cada cliente (plazos, documentos ya entregados, estado de trámites) y deriva al gestor todo lo que requiere criterio profesional.

Recuperas

Las interrupciones que rompen la concentración del despacho.

Avisos de plazos fiscales

Hoy

Controlar qué modelos presenta cada cliente y cuándo, entre el calendario de la AEAT, un Excel y la cabeza del gestor.

Automatizado

La automatización cruza las obligaciones de cada cliente con el calendario fiscal y avisa con antelación al cliente (para que envíe la documentación) y al gestor (para que nada llegue justo).

Recuperas

Los sustos de última hora antes de cada vencimiento.

Herramientas

Se conecta con lo que ya usa tu despacho.

¿Trabajas con otra herramienta? Si tiene API o exportación de datos, la conectamos.

Preguntas frecuentes

Lo que nos suelen preguntar en el sector.

¿Cómo procesa la IA las facturas que llegan por email?

El agente revisa el buzón que le indiques, identifica las facturas entre los adjuntos y extrae los datos clave: emisor, fecha, número, base e IVA. Las archiva por cliente y vuelca los datos donde trabajes (Sheets, Excel o tu software contable). Si una factura es ilegible o los datos no cuadran, no la procesa a ciegas: la marca para que una persona la revise.

¿Funciona con mi software de gestión (A3, Sage, Holded...)?

Si tu software tiene API o permite importar y exportar datos, se puede conectar. Cuando no hay API, usamos un paso intermedio con Excel o Google Sheets que tu programa ya entiende. En el diagnóstico gratuito revisamos tu caso concreto antes de comprometernos a nada.

¿Qué pasa con la confidencialidad de los datos de mis clientes?

Los datos se tratan conforme al RGPD: definimos contigo qué información puede tocar cada automatización, los accesos quedan registrados y los datos no se usan para entrenar modelos públicos. Firmamos el acuerdo de encargo de tratamiento que tu despacho necesita.

¿Mi equipo tiene que aprender un programa nuevo?

No. Las automatizaciones trabajan sobre las herramientas que el despacho ya usa: el correo, Drive, Excel y tu software fiscal. El equipo sigue trabajando igual; simplemente deja de hacer a mano las tareas repetitivas.

Último paso

¿Cuántas horas pierde tu despacho cada mes? Averigüémoslo.

Cuéntanos tu caso y te decimos qué se puede automatizar, en cuánto tiempo y con qué impacto. Sin compromiso y sin tecnicismos.

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