La ficha, a mano y con el perro delante
El cliente llegaba, se le daba una hoja y la rellenaba allí mismo. Después firmaba el contrato en papel, se llevaba su copia y el original acababa en un archivador.
Caso de éxito
Una residencia canina que dejó de buscar fichas en un archivador.
Centro Canino O Meu Can registra a sus clientes, a sus perros y sus contratos en una aplicación hecha para ellos. La usan todos los días desde diciembre de 2024.
El punto de partida
Todo empezaba con una hoja en blanco y un bolígrafo.
El centro llevaba años registrando a mano a cada cliente y a cada perro. Funcionaba, pero se pagaba en tiempo de mostrador.
Buscar entre cientos de hojas
La siguiente vez que ese perro entraba por la puerta, alguien tenía que encontrar su ficha para comprobar que estaba registrado, que los datos seguían siendo los mismos y que la vacuna estaba en regla.
Sin forma de avisar a nadie
Cambiar una cláusula del contrato significaba empezar de cero con cada cliente. Y los teléfonos y correos para avisarles estaban escritos a mano, en esas mismas hojas.
Qué construí
Lo que hay hoy en su lugar.
Una aplicación propia, en su dominio, que se ocupa del registro entero: datos, contrato, firma y copia por correo.
El alta la hace el propio cliente
Desde el móvil la noche antes de venir, o en la tablet del mostrador. Sin crear cuenta ni recordar ninguna contraseña.
Contrato firmado en pantalla
Lee el contrato con sus datos ya puestos y firma con el dedo. De ahí sale un PDF con su firma y la del centro.
Copia por correo, sin pedirla
Al cerrar el alta, el contrato le llega a su correo. Si lo pierde, el personal se lo reenvía desde su ficha.
Un buscador en lugar del archivador
Por nombre del perro, por raza o por número de chip. El empleado confirma en el mostrador que ese perro está registrado.
Varios perros de una vez
Quien tiene dos o tres los registra en la misma alta y firma un contrato por cada uno.
La ficha del perro, impresa si hace falta
Comidas, horarios y observaciones a mano de quien lo cuida durante la estancia.
Cómo funciona hoy
El alta, paso a paso.
Cuatro pantallas y el registro queda cerrado, sin que nadie del centro tenga que transcribir nada.
Ampliar Los datos del dueño
Se piden dos teléfonos: el suyo y uno de emergencia. Cuando el dueño está de viaje y su perro lleva cuatro días en el centro, ese segundo número deja de ser un detalle.
Ampliar Los datos del perro
Cuántas comidas al día y a qué hora, peso, vacuna de la tos de perrera, si es sociable, si está esterilizado. Y observaciones libres, que es donde el cuidador se entera de que a Xoia le asustan las motos.
Ampliar El contrato sale relleno
Aparece con los datos que se acaban de escribir y con el paso a paso arriba, para que el cliente sepa cuánto le queda. Lo lee antes de firmar nada.
Ampliar La firma, con el dedo
Debajo del contrato va la hoja de protección de datos con sus consentimientos. Se firma en la misma pantalla y se puede borrar y repetir las veces que haga falta.
Las capturas están hechas en un entorno de pruebas: los clientes, los perros y los contratos que aparecen son inventados. Ni un dato real de sus clientes sale de su servidor.
Y se cierra solo
Y el contrato sale hacia su correo sin que nadie lo mande.
En cuanto firma, la aplicación le envía una copia de cada contrato a su dirección. Si algún día lo pierde, el personal se lo reenvía desde su ficha, sin volver a imprimir ni escanear nada.
Del lado del mostrador
Y del otro lado del mostrador.
Lo que antes era el archivador ahora es un buscador. Estas son las pantallas que más se usan cuando llega un cliente con su perro.
Ampliar El listado de perros
Cada perro con sus comidas, su horario y el estado de la vacuna calculado. Arriba, el buscador por nombre, raza o chip.
Ampliar El listado de clientes
Con acceso directo a sus perros, a sus contratos y a su ficha. Los datos de contacto, ahora sí, en un sitio del que se pueden sacar.
Ampliar Los contratos de cada cliente
Se reenvían en un clic. El nombre del archivo no dice quién es ni qué contiene, y eso es a propósito.
Hecho para su oficio
Los detalles que no trae ningún programa de estantería.
Nada de esto se me ocurrió a mí: salió de escucharles trabajar. Es la diferencia entre una aplicación que encaja con lo que ya hacen y otra que les obliga a apañarse.
- La vacuna de la tos de perreraSe vigila sola: la aplicación calcula si sigue vigente, en vez de hacer la cuenta en el mostrador.
- La fecha del último celoSolo se pregunta cuando el perro es hembra y no está esterilizada. Al resto no se les enseña ese campo.
- Perro potencialmente peligrosoMarcado desde el alta, con lo que eso obliga en el manejo diario.
- Comidas y horarios por perroUno come una vez al día y otro dos, y no a la misma hora. Cada uno con lo suyo.
- Un teléfono de emergenciaAparte del principal, para cuando el dueño no está localizable.
- Añadir un perro nuevoA un cliente que ya existe, buscándolo por su identificación, sin repetir todos sus datos.
Lo que no se ve
Un registro de clientes es un fichero con nombres, direcciones y documentos de identidad.
La parte que nadie ve es la que evita el disgusto. Estas son las decisiones que hay por debajo.
Fuera de la web pública
Los contratos no viven en la carpeta desde la que se sirve la aplicación. Están en otro sitio, con nombres de archivo imposibles de adivinar y sin datos personales dentro del nombre.
Descarga solo desde dentro
Para abrir un contrato hay que estar identificado en la aplicación. Un enlace suelto que se filtre no sirve de nada.
Cada uno ve lo suyo
Administrador y cuidador tienen permisos distintos, y las cuentas nuevas las crea el administrador. Nadie se registra por su cuenta.
Registro de actividad sin datos personales
La aplicación deja rastro de lo que pasa para poder revisar un problema, pero sin volcar en el registro los datos de nadie.
Copias de seguridad
Copia diaria de la base de datos y de los contratos, con las instrucciones escritas para restaurarla si algún día hace falta.
Puesta al día en agosto de 2026
Actualicé la aplicación por dentro y reforcé la seguridad de arriba abajo. Ellos entraron al día siguiente a lo mismo de siempre.
Último paso
¿Tienes un proceso que sigue en papel? Cuéntamelo.
Te digo qué se puede digitalizar, por dónde empezar y qué no compensa tocar. El diagnóstico es gratuito y no hay que decidir nada ese mismo día.
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